A方案

員工姓名：范蕓    所屬部門：集團(tuán)法務(wù)中心

一、金點(diǎn)子摘要

用電簽形式替代傳統(tǒng)法務(wù)小簽，提高工作效率。  

二、目的或意義

根據(jù)集團(tuán)制度，合同類文件用印時(shí)必須持有法務(wù)中心審核人員小簽版本，實(shí)務(wù)中一般由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將小簽文本呈報(bào)給法務(wù)經(jīng)辦人，法務(wù)經(jīng)辦人核實(shí)無(wú)誤后蓋法務(wù)中心小簽章或角簽，這種方式不可避免需要人與人接觸，包括業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)經(jīng)辦人和小簽章保管人。

疫情當(dāng)前，電子簽批已越來(lái)越多地代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式，成為政府及企業(yè)的選擇。為更大限度地減少同事間的接觸，杜絕感染新冠肺炎的隱患，建議法務(wù)小簽由“線下”調(diào)整為“線上”電子小簽。此舉不僅符合當(dāng)前疫情下的特殊需求，減少聚集，有效規(guī)避疫情帶來(lái)的不便，同時(shí)，線上電子小簽還可節(jié)省人員聚集所消耗的時(shí)間，提高溝通效率，減少人為因素帶來(lái)的失誤，小簽登記速度也將大大提高，有助于提升日常事務(wù)工作效率，在疫情結(jié)束后也應(yīng)當(dāng)保留。此外，電子小簽線上留存的方式，便于小簽記錄的存儲(chǔ)及管理，無(wú)紙化辦公也更符合環(huán)保訴求。

三、落地執(zhí)行建議

法務(wù)中心與信息管理中心已經(jīng)就電子小簽的可行性進(jìn)行了討論，目前正在積極開(kāi)發(fā)電子小簽系統(tǒng)，預(yù)計(jì)近期可以完成。

B方案

員工姓名：鹿景吉   所屬部門：商業(yè)規(guī)劃院南區(qū)設(shè)計(jì)所

一、金點(diǎn)子摘要

電子簽批平臺(tái)逐步替代紙質(zhì)簽批，節(jié)省人力、紙張，還可以減少過(guò)程中因?yàn)槿藶橐蛩禺a(chǎn)生的失誤，做到簽批無(wú)接觸，簽批可追溯。

二、目的或意義

在國(guó)內(nèi)持續(xù)近三個(gè)月的疫情大背景下，重大商事活動(dòng)以“不見(jiàn)面”有序高效推進(jìn)，讓曾經(jīng)一度被“可有可無(wú)”對(duì)待的電子簽名陸續(xù)受到國(guó)家各大部委關(guān)注。萬(wàn)達(dá)作為全球最大的不動(dòng)產(chǎn)商和大型國(guó)際企業(yè)，有必要也有責(zé)任引領(lǐng)民營(yíng)企業(yè)踏足該領(lǐng)域，推進(jìn)企業(yè)信息化跨上新臺(tái)階。

三、落地執(zhí)行建議

1）集團(tuán)信息管理中心牽頭，與“法大大”“上上簽”等電子簽名行業(yè)頭部企業(yè)合作，制定電簽落實(shí)計(jì)劃和落實(shí)辦法。

2）具體需開(kāi)發(fā)加入OA系統(tǒng)自動(dòng)簽字組件，需支持強(qiáng)制痕跡保留、手寫簽名、電子印章、版本控制等辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。公司采集人員手寫簽字并經(jīng)掃描和數(shù)字化處理，圖紙經(jīng)OA審批通過(guò)后，自動(dòng)根據(jù)審批人和簽字圖框需求生成相應(yīng)的簽字和日期。

3）建立部門試點(diǎn)，從電子小簽開(kāi)始實(shí)踐、試錯(cuò)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，待成熟后拓展至各部門和正式簽批。

此舉除滿足疫情下的“無(wú)接觸”“少接觸”硬性要求，還可以節(jié)省人力、紙張，并減少過(guò)程中因人為因素產(chǎn)生的失誤，減少約見(jiàn)和簽字時(shí)間，節(jié)省各項(xiàng)成本并提高工作效率。

C方案

員工姓名：黃碩  所屬部門：集團(tuán)信息管理中心

一、金點(diǎn)子摘要

將簽批流程由紙質(zhì)改為電子簽批，提高效率，減少浪費(fèi)，避免偽造。

二、目的或意義

2004年已頒布《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，近幾年，電子簽名在政府部門、金融、電子商務(wù)、衛(wèi)生、交通、地產(chǎn)、旅游、教育等多個(gè)行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。特別是在此次疫情背景下，電子簽批的運(yùn)用尤其顯得必要。電子簽名相比傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，具有高效、低耗、便捷等特點(diǎn)。文件簽署全程電子化，簽批不受時(shí)間、空間限制。

多數(shù)場(chǎng)景下，線下的紙質(zhì)文件簽批可以使用電子簽批進(jìn)行替代，電子簽名代表簽批人對(duì)文件的內(nèi)容認(rèn)可并同意。電子簽批通過(guò)對(duì)簽批人的身份進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，對(duì)簽批過(guò)程的真實(shí)意愿進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)簽批電子文件運(yùn)用加密算法進(jìn)行簽名以防止篡改，簽批過(guò)程可追溯。

三、落地執(zhí)行建議

在萬(wàn)達(dá)開(kāi)發(fā)建設(shè)電簽平臺(tái)系統(tǒng)，提供電子文件簽批功能。經(jīng)辦人發(fā)起文件簽批，簽批人查看文件內(nèi)容后，對(duì)文件進(jìn)行簽批，系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)調(diào)用簽批人的密鑰對(duì)文件進(jìn)行加密計(jì)算，加密后的文件自動(dòng)留痕防篡改。

對(duì)于集團(tuán)內(nèi)部適用的場(chǎng)景，建議改為電子簽批。同時(shí)，也可根據(jù)需要，適當(dāng)在萬(wàn)達(dá)與合作伙伴的業(yè)務(wù)中，引入電子簽約技術(shù)，確保簽約過(guò)程安全、可控、可追溯。